Einmal jährlich, zusätzlich wenn dringende Beschlüsse gefasst werden müssen und auf Wunsch der Eigentümer (min. 25%).

Die Wohnungseigentümer haben die Lasten und Kosten des gemeinschaftlichen Eigentums zu tragen. Diese werden durch den Wirtschaftsplan für die entsprechende Wirtschaftsperiode festgelegt und nach dem geltenden Kostenverteilungsschlüssel auf die Wohnungseigentümer umgelegt. Der nach dem Gesamt- und den Einzelwirtschaftsplänen auf den einzelnen Wohnungseigentümer entfallende Zahlungsbetrag wird als Hausgeld bezeichnet. Vereinzelt findet sich hierfür auch die Bezeichnung „Wohngeld“, was aber missverständlich ist, da es sich bei dem klassischen Wohngeld um öffentliche Mietzuschüsse handelt. Diese haben nichts mit dem Wohnungseigentum zu tun.

Die Hausgeldabrechnung, auch Jahresabrechnung genannt ist eine der wesentlichsten Pflichten des Verwalters. Die Jahresabrechnung ist eine zeitnah zu erstellende geordnete Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben des betreffenden Wirtschaftsjahres. Sie muss übersichtlich und für einen nicht geschulten Wohnungseigentümer ohne Hinzuziehung eines sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein. Das System der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird diesen Anforderungen nach herrschender Meinung am ehesten gerecht.

Allgegenwärtiges Problem vieler Eigentümergemeinschaften sind Hausgeldrückstände einzelner Wohnungseigentümer. Hier gilt es für den Verwalter schnell und konsequent zu handeln, um Liquiditätsengpässe innerhalb der Gemeinschaft und die Verjährung rückständiger Hausgeldansprüche zu vermeiden. Die Geltendmachung der Hausgelder und deren Entgegennahme ist Sache des Verwalters. Die entsprechende Berechtigung bzw. Verpflichtung hierzu ergibt sich aus § 27 Abs. 1 Nr. 4 WEG. Befindet sich nun ein Wohnungseigentümer mit der Zahlung der Hausgelder in Rückstand, ist es auch Sache des Verwalters, entsprechend tätig zu werden, denn der einzelne Wohnungseigentümer ist zur gerichtlichen Geltendmachung rückständiger Hausgelder nicht berechtigt. Freilich ist in diesem Zusammenhang wiederum zu beachten, dass auch der Verwalter zum Führen von Aktivverfahren für die Gemeinschaft nicht per Gesetz ermächtigt ist. Hierfür bedarf es vielmehr einer speziellen Ermächtigung etwa bereits in der Gemeinschaftsordnung, im Verwaltervertrag oder aufgrund eines entsprechenden Beschlusses. Weiter ist zu beachten, dass der Verwalter nicht mehr berechtigt ist, Hausgeldansprüche der Gemeinschaft in eigenem Namen als Prozessstandschafter geltend zu machen. Macht der Verwalter dennoch Hausgeldansprüche der Gemeinschaft als Prozessstandschafter für diese geltend, sind etwaige mit der Gemeinschaft vereinbarte Sonderhonorare nicht gegen den säumigen Hausgeldschuldner im Rahmen des Kostenfestsetzungsverfahrens festzusetzen. Denn die Gemeinschaft, der insoweit Kosten erwachsen, ist gerade nicht Partei des Rechtsstreits.

Der Wirtschaftsplan ist Rechtsgrundlage für die Anforderung von Hausgeldvorschüssen bis zum Vorliegen des endgültigen Jahresergebnisses in Form der Hausgeldabrechnung. Nach deren Genehmigung bleibt der Wirtschaftsplan als Anspruchsgrundlage gegenüber ausgeschiedenen Wohnungseigentümern bestehen (vgl. hierzu die neuere Rechtsprechung zur Erwerberhaftung). Zu beachten ist aber, dass ein ausgeschiedener Eigentümer weder aufgrund einer nach seinem Ausscheiden beschlossenen Jahresabrechnung noch aus ungerechtfertigter Bereicherung für die Lasten und Kosten haftet, wenn kein entsprechender Wirtschaftsplan mit Vorschussverpflichtungen der Eigentümer aufgestellt wurde. Die Aufstellung eines Wirtschaftsplans ist eine der zentralen Aufgaben des Verwalters im Bereich des Rechnungswesens, die sich unmittelbar aus dem Gesetz (§ 28 Abs. 1 WEG) ergibt. Ferner folgt sie auch denkgesetzlich aus dem Prinzip des Wirtschaftens einer Eigentümergemeinschaft: Kostendeckung durch Umlage.

Abhängig von den Regelungen im Mietvertrag mit dem jeweiligen Mieter, können nur die Betriebskosten an den Mieter weiter gegeben werden. Der Begriff der Betriebskosten ist dem Mietrecht entlehnt. Eine Beachtung im Abrechnungswesen von Eigentümergemeinschaften ist geboten, um vermietenden Eigentümern eine zutreffende Belastung von Betriebskosten (umlagefähige Nebenkosten) an ihre Mieter zu ermöglichen. In der Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist geregelt, welche Nebenkosten zu den Betriebskosten zählen; nur diese Kosten können neben der Grundmiete auf den Mieter umgelegt werden.

Das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) bestimmt, dass zur ordnungsgemäßen Verwaltung die Ansammlung einer angemessenen Instandhaltungsrückstellung gehört (§ 21 Abs. 5 Nr. 4). In der Verwaltungspraxis, zunehmend auch in Literatur und Rechtsprechung, hat sich der synonym verwendete Begriff Instandhaltungsrücklage durchgesetzt, da er dem Eigenkapitalcharakter des Rücklagevermögens besser gerecht wird. Die Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage ist ein zwingender Bestandteil der Jahresabrechnung.

Die Bildung einer Instandhaltungsrücklage ist regelmäßig die einzige Form der Eigenkapitalbildung einer Eigentümergemeinschaft. Sie stellt einen Ansparvorgang für periodisch auftretenden größeren Instandhaltungsaufwand dar. Durch diesen kontinuierlich erfolgenden Prozess der Vermögensbildung soll erreicht werden, dass Sanierungsmaßnahmen ohne plötzlich auftretende größere finanzielle Belastungen der einzelnen Eigentümer durchgeführt werden können.[1] Bei einer nicht ausreichenden Instandhaltungsrücklage muss zur Finanzierung solcher Maßnahmen eine Sonderumlage erhoben werden. Die i. d. R. kurzfristig fällige Sonderumlage erhöht das Risiko von Zahlungsausfällen bei einzelnen Eigentümern.

Bestandskraft eines Beschlusses bedeutet, dass die einzelnen WohnungseigentümerInnen an den Inhalt des Beschlusses auch dann gebunden sind, wenn das Gericht diesen Beschluss bei rechtzeitiger Anfechtung aufgehoben hätte, weil er eigentlich fehlerhaft oder rechtswidrig ist. Die gesetzliche Vorschrift für Beschlussanfechtungen ist die Anfechtungsklage gemäß § 46 WEG.

Die Anfechtung von Beschlüssen erfolgt mittels Anfechtungsklage. Die Anfechtungsklage ist grundsätzlich gegen die übrigen Wohnungs- eigentümer zu richten. Durch Sie soll verhindert werden, dass ein unzulässiger oder fehlerhafter Eigentümerbeschluss für die Zukunft wirksam wird. Dies muss durch eine gerichtliche Überprüfung und ggf. Aufhebung des Beschlusses versucht werden, bevor die Bestandskraft (siehe 11) des gefassten Beschlusses eintritt. Dies ist nur über die rechtzeitige Erhebung einer Anfechtungsklage beim zuständigen Gericht möglich. Von den Wohnungseigentümern gefasste und nicht angefochtene Beschlüsse werden nach Ablauf einer einmonatigen Frist (der sogenannten “Anfechtungsfrist”) bestands- kräftig. Eine Ausnahme gilt nur für die Beschlüsse mit nichtigem Inhalt (siehe 13).

Nichtig ist ein Beschluss insbesondere, wenn dessen Regelung nicht in die Beschlusszuständigkeit der Gemeinschaft fällt. Ein nichtiger Beschluss ist von Anfang an ungültig.

Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes sieht die Bestimmung des § 24 Abs. 7 WEG die Verpflichtung vor, eine Beschluss-Sammlung zu führen. In erster Linie ist es gemäß § 24 Abs. 8 WEG Aufgabe des Verwalters, diese Sammlung zu führen. Der Verwalter ist verpflichtet, alle gefassten Beschlüsse unverzüglich in die Beschluss-Sammlung einzutragen, und zwar ihrem Wortlaut nach. Unverzüglich handelt der Verwalter dann, wenn er ohne schuldhaftes Zögern handelt. Die Beschlüsse sollten demnach innerhalb von drei Arbeitstagen nach Verkündung eingetragen werden.

Die Beschlussfassung erfolgt im Wege der Abstimmung. Allein die Ermittlung des Abstimmungsergebnisses reicht noch nicht, dass ein Beschluss wirksam wird. Das Beschlussergebnis ist vielmehr vom Versammlungsvorsitzenden zu verkünden. Erst in diesem Moment wird ein Beschluss wirksam (BGH, Beschluss v. 23.8.2001, V ZB 10/01, NJW 2001, 3339). Wird das Beschlussergebnis nicht verkündet, tritt eine Wirksamkeit des Beschlusses nicht ein.

Der Verwaltungsbeirat ist in § 29 WEG nur unvollkommen geregelt. Er ist freiwilliges Verwaltungsorgan der Gemeinschaft. Er nimmt eine wichtige Funktion ein, da ihm in erheblichem Umfang das Vertrauen der Wohnungseigentümer übertragen ist. Dies ergibt sich bereits daraus, dass ein Vorschlag, der vom Beirat unterstützt wird, i. d. R. das Votum der Wohnungseigentümer ganz wesentlich beeinflusst. Es besteht jedoch kein Anspruch eines Wohnungseigentümers oder einer Minderheit auf Bestellung eines Beirats[2], wenn durch Vereinbarung nicht zwingend ein Beirat vorgesehen ist.

Der Verwaltungsbeirat besteht nach § 29 Abs.1 WEG aus einem Wohnungseigentümer als Vorsitzendem und aus zwei weiteren Wohnungseigentümern. Somit sieht das Gesetz drei Wohnungseigentümer für den Verwaltungsbeirat verbindlich vor. Die Regelung des § 29 Abs. 1 Satz 2 WEG geht zunächst davon aus, dass der Verwaltungsbeirat aus Wohnungseigentümern besteht. Die Begründung für die Wahl von Wohnungseigentümern in den Verwaltungsbeirat liegt darin, dass die Eigentümer ihre Angelegenheiten untereinander selbst regeln sollen. Außenstehende Dritte haben soweit wie möglich der Gemeinschaft fern zu bleiben. Die Wahl von Nichtmitgliedern der Wohnungseigentümergemeinschaft ist dadurch aber nicht völlig ausgeschlossen. Nach heute überwiegender Rechtsauffassung kann die Wahl eines Nichtmitglieds nur erfolgen, wenn die Gemeinschaftsordnung eine entsprechende Regelung vorsieht. Dennoch können die Wohnungseigentümer durch einen nicht angefochtenen Mehrheitsbeschluss ein Nichtmitglied wirksam in den Verwaltungsbeirat wählen, da eine von § 29 WEG abweichende Vereinbarung zulässig wäre und ein Verstoß somit gegen zwingende Vorschriften des WEG nicht gegeben wären. Hieraus ergibt sich, dass die Wahl eines Nichteigentümers in den Verwaltungsbeirat keinen Nichtigkeitsgrund darstellt.